La réponse courte
Pour faciliter votre enregistrement dans un hôtel en Chine en tant qu’étranger, préparez un petit dossier bilingue avant de quitter l’aéroport ou la gare. Enregistrez le nom et l’adresse de l’hôtel en chinois, votre confirmation de réservation, le numéro de réservation, le nom du client exactement comme indiqué lors de la réservation, le statut du paiement et le numéro de téléphone de l’hôtel. Emportez le passeport utilisé pour la réservation et conservez des captures d’écran hors ligne au cas où les données mobiles, les identifiants d’application ou les services de traduction cesseraient de fonctionner.
Si le personnel ne parle pas anglais, présentez ensemble votre passeport et votre réservation, utilisez le chinois écrit et une application de traduction, puis demandez que les instructions importantes vous soient remises par écrit. Ne partez pas du principe que tous les établissements appliquent la même procédure pour les clients étrangers. Confirmez la politique actuelle de l’hôtel ainsi que les informations d’enregistrement requises avant votre arrivée.
À enregistrer avant de vous rendre à l’hôtel
Créez une note ou un dossier contenant :
- Le nom et l’adresse de l’hôtel en chinois, à montrer à un chauffeur de taxi ou de VTC.
- Votre confirmation de réservation, avec les dates, le type de chambre, le nombre de clients, le nom du client et le numéro de confirmation.
- Les informations relatives au paiement ou au dépôt de garantie, si elles figurent dans la réservation.
- Le numéro de téléphone de l’hôtel et tout contact de messagerie de l’hébergement.
- Le canal d’assistance de la plateforme de réservation.
- Des captures d’écran ou une confirmation téléchargée, plutôt que de compter uniquement sur une application ou un compte de messagerie.
- Votre passeport et, le cas échéant, les informations relatives à votre visa ou à votre entrée sur le territoire. Une photo ou un scan sécurisé peut servir de référence de secours, mais ne remplace pas le passeport original.
Enregistrez également cette courte note en chinois :
我有预订。这是预订确认单。请核对确认号码和护照姓名。
J’ai une réservation. Voici la confirmation. Veuillez vérifier le numéro de confirmation et le nom figurant sur le passeport.
Avant votre arrivée, demandez par écrit à l’établissement s’il accepte actuellement les clients munis d’un passeport étranger et quels documents originaux ou quelles informations d’enregistrement sont nécessaires. Les exigences peuvent varier selon l’hôtel, la ville et les circonstances, et elles peuvent changer.
Une routine d’enregistrement avec peu de communication orale
À la réception, faites en sorte que la procédure reste courte et clairement visible :
- Présentez ensemble votre passeport et votre confirmation de réservation.
- Montrez le numéro de réservation, les dates et le nom du client.
- Demandez au personnel de comparer l’orthographe du nom sur la réservation avec celle du passeport, notamment l’ordre des noms, les espaces et les deuxièmes prénoms.
- Utilisez d’abord une application de traduction en mode texte. Les messages écrits courts sont souvent plus faciles à vérifier qu’une longue conversation orale.
- Demandez au réceptionniste d’écrire le numéro de la chambre, les informations Wi-Fi, les horaires du petit-déjeuner, l’heure de départ, le dépôt de garantie et toute instruction relative à l’enregistrement.
- Confirmez ce qui a déjà été facturé et demandez si un autre paiement ou dépôt est nécessaire avant de remettre de l’argent liquide ou une carte.
- Gardez le passeport original à portée de vue et récupérez-le rapidement après toute procédure d’enregistrement.
Les outils de traduction sont des aides de secours utiles, mais ils ne garantissent pas une compréhension parfaite. Une phrase traduite peut être comprise différemment de ce que vous vouliez dire ; demandez donc au personnel d’écrire les frais, horaires et exigences importants.
Phrases chinoises à copier pour la réception
| Situation | Texte chinois | Signification |
|---|---|---|
| Confirmer une réservation | 我有预订。这是预订确认单。 | J’ai une réservation. Voici la confirmation. |
| Présenter un passeport | 这是我的护照。请核对姓名。 | Voici mon passeport. Veuillez vérifier le nom. |
| Rechercher la réservation | 请用这个确认号码查找预订。 | Veuillez rechercher la réservation à l’aide de ce numéro de confirmation. |
| Expliquer une possible différence | 预订姓名和护照姓名可能不完全一样，请帮我核对。 | Le nom de la réservation et celui du passeport peuvent ne pas être exactement identiques ; veuillez m’aider à les vérifier. |
| Demander les informations par écrit | 请把房间号、无线网络和退房时间写下来。 | Veuillez écrire le numéro de la chambre, les informations Wi-Fi et l’heure de départ. |
| Demander de l’aide pour la traduction | 请用文字写下来，我可以用翻译软件查看。 | Veuillez l’écrire ; je peux le consulter avec une application de traduction. |
| Demander un autre membre du personnel | 可以请会英语的同事或经理帮忙吗？ | Un collègue anglophone ou un responsable pourrait-il m’aider ? |
| Vérifier la politique concernant les clients étrangers | 请确认这里可以接待持外国护照的客人。 | Veuillez confirmer que cet hôtel peut accueillir les clients munis d’un passeport étranger. |
Avec une application de traduction, évitez de traduire une longue explication. Utilisez plutôt une demande qui conserve les détails exacts :
Veuillez traduire ceci en chinois simple. Conservez exactement le numéro de réservation, les dates, les noms, le montant et l’action demandée tels qu’ils sont écrits. Je dois confirmer si cet hôtel peut m’enregistrer aujourd’hui. Veuillez fournir d’abord la traduction chinoise, puis sa signification en français.
Copiez séparément dans le message le nom de l’hôtel, son adresse, le numéro de confirmation et les dates. Cela réduit le risque qu’un numéro ou un nom soit modifié par la traduction automatique.
Si la réservation est introuvable
Commencez par vérifier les éléments de base sans effectuer une seconde réservation :
- S’agit-il du bon établissement, de la bonne succursale et de la bonne ville ?
- Les dates d’arrivée et de départ sont-elles correctes ?
- La réservation est-elle au nom d’un autre voyageur ?
- Le numéro de confirmation correspond-il à celui enregistré par l’établissement ou la plateforme de réservation ?
- La réservation a-t-elle été annulée, modifiée ou laissée en attente de paiement ?
Demandez au personnel d’effectuer une recherche avec le numéro de confirmation, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail ou le nom du passeport, si leur système le permet. Comparez l’orthographe lisible par machine du passeport avec celle figurant dans la réservation. Une différence de nom peut être corrigée, mais elle n’est ni automatiquement acceptée ni automatiquement rectifiée.
Contactez la plateforme de réservation depuis la réception. Si cela est utile, envoyez à l’hôtel une capture d’écran de la réponse écrite de la plateforme. Évitez de créer une réservation en double avant de comprendre les conditions d’annulation et de paiement.
Si l’établissement affirme qu’il ne peut pas honorer la réservation, demandez-en la raison par écrit. Demandez à la plateforme de réservation de vous aider à trouver un autre établissement ou à obtenir un remboursement, mais ne partez pas du principe qu’un remboursement ou un relogement est garanti. Conservez les captures d’écran, les messages, les reçus et les noms des personnes qui vous ont aidé.
S’il est tard, privilégiez un endroit sûr et accessible où attendre pendant le règlement du problème. Gardez votre passeport et vos cartes de paiement avec vous et, en cas de problème sérieux concernant vos documents ou votre sécurité, contactez une personne de confiance, votre assureur voyage ou les services consulaires.
Comment gérer un appel de l’hôtel sans parler chinois
Si l’hôtel vous appelle avant votre arrivée ou pendant votre trajet, indiquez à votre interlocuteur qu’il est plus facile pour vous de communiquer par écrit :
我不会说中文。请用短信或文字告诉我。
Je ne parle pas chinois. Veuillez m’envoyer les informations par SMS ou par écrit.
Demandez à votre interlocuteur d’utiliser la messagerie de la plateforme de réservation, un SMS ou un autre service de messagerie auquel vous pouvez accéder. Si vous devez utiliser la traduction téléphonique en direct, limitez la conversation à un seul élément à la fois et confirmez la date, l’heure, la chambre, le paiement, l’adresse ou le document concerné.
N’acceptez pas des frais inhabituels et n’acceptez pas de modifier une réservation sur la seule base d’une conversation rapide. Demandez les informations par écrit et conservez une capture d’écran. Si un chauffeur ou un contact local vous aide, montrez-lui l’adresse chinoise de l’hôtel et demandez-lui de parler directement avec le réceptionniste.
Enregistrez le numéro de votre interlocuteur. Un autre agent d’assistance pourra peut-être examiner l’échange ultérieurement, surtout si l’appel initial n’était pas clair.
Ordre d’escalade et liste de contrôle finale
Suivez cet ordre d’escalade :
- Demandez à l’employé de la réception de vérifier la situation avec un collègue.
- Demandez le responsable de permanence ou un autre responsable.
- Contactez la plateforme de réservation depuis l’établissement.
- Contactez l’émetteur de votre carte ou votre assureur voyage si le paiement ou un hébergement d’urgence devient un problème.
- En cas de problème sérieux concernant vos documents, votre sécurité ou votre identité, contactez une personne locale de confiance ou les services consulaires.
Avant de partir pour l’hôtel, vérifiez que vous avez :
- Votre passeport original.
- Des captures d’écran de la réservation ou un PDF disponible hors ligne.
- Le numéro de confirmation et le nom exact indiqué lors de la réservation.
- Le nom chinois et l’adresse de l’hôtel.
- Le numéro de téléphone de l’hôtel.
- Une solution de traduction disponible hors ligne.
- Un téléphone chargé et, si possible, une batterie externe.
- Un moyen de paiement de secours.
- Un plan pour contacter l’assistance sans Wi-Fi.
- Si possible, une confirmation écrite de la politique actuelle de l’établissement concernant les clients étrangers.
FAQ
Puis-je m’enregistrer si le nom de ma réservation n’est pas identique à celui de mon passeport ?
C’est possible, mais ne partez jamais du principe que ce sera accepté. Présentez les deux documents et demandez au personnel de comparer l’orthographe, l’ordre des noms, les espaces et les deuxièmes prénoms. Contactez la plateforme de réservation avant d’effectuer une seconde réservation, en particulier si la réservation initiale comporte des conditions de paiement ou d’annulation.
Que dois-je faire si l’hôtel affirme ne pas pouvoir accepter mon passeport étranger ?
Demandez à l’hôtel d’expliquer la raison par écrit et contactez la plateforme de réservation depuis la réception. Demandez de l’aide pour trouver un autre établissement ou obtenir un remboursement, tout en gardant à l’esprit que l’issue dépend de la réservation et des parties concernées. Si vous devez attendre, choisissez un endroit sûr avec du personnel et gardez vos documents avec vous.
Comment montrer l’adresse d’un hôtel à un chauffeur de taxi ou de VTC ?
Enregistrez le nom chinois et l’adresse complète de l’hôtel sous forme de capture d’écran ou de note. Montrez la version chinoise plutôt que de compter sur une translittération anglaise et vérifiez que le nom de l’établissement et la ville correspondent à votre réservation.
Quelle est la manière la plus sûre d’utiliser une application de traduction à la réception ?
Utilisez des messages courts, préservez les noms et les numéros et demandez au personnel d’écrire les instructions importantes. Vérifiez par écrit les frais, les horaires et les documents requis. Ne communiquez pas plus d’informations personnelles ou de paiement que nécessaire et gardez le contrôle de votre passeport original.